Apa itu Technical Meeting – Technical meeting adalah pengarahan yang diberikan oleh panitia dalam suatu kegiatan atau perlombaan agar semua orang dapat memahami perlombaan tersebut dan juga pengarahan dilakukan untuk membahas berbagai hal teknis selama acara pada hari-H.

Dari kegiatan technical meeting tersebut nantinya para peserta dan panitia lomba dapat menyamakan persepsi dan memberikan pelatihan terkait dengan lomba tersebut. Tujuannya agar kompetisi berjalan dengan lancar, dan dapat disepakati apa saja syarat-syarat kompetisi, atau menjawab berbagai pertanyaan dari peserta 141 kontes dalam sesi tanya jawab.

Tips Membuat Technical Meeting Efektif

Technical Meeting atau Teknikal Meeting terkadang tidak berjalan dengan baik, atau memakan waktu berjam-jam lebih lama dari yang direncanakan. Bisa juga karena terlalu banyak pihak yang membahas dan merubah rundown acara.

Setelah Anda mengetahui apa itu technical meeting, selanjutnya Anda bisa mengikuti tips berikut ini agar technical meeting berjalan dengan lancar:

  • Melakukan rapat akhir dengan memanggil semua panitia yang terlibat lomba terlebih dahulu untuk mengadakan technical meeting. Finalisasi semua rencana yang ada, agar semua panitia memiliki pemahaman dan pengertian yang sama untuk setiap kompetisi.
  • Pastikan semua pihak tiba tepat waktu. Rapat bisa berjalan kurang efektif karena ada pihak yang datang terlambat atau rapat belum selesai malah pulang lebih awal.
  • Buatlah agenda rapat yang baik, misalnya dengan membahas rundown dan tugas masing-masing panitia. Cek juga semua ruangan atau lokasi yang akan digunakan untuk kegiatan.
  • Menyiapkan konsumsi seperti snack box atau makan siang untuk technical meeting.
  • Mengadakan dua macam technical meeting. Satu untuk panitia lomba, dan satu untuk panitia lomba dan kontestan.
  • Pilih pemimpin rapat teknis yang tepat. Pilihlah orang-orang yang bisa memimpin balapan dengan baik karena memiliki jiwa kepemimpinan yang baik. Biarkan dia memimpin jalannya kegiatan.

Baca Juga: Inilah Pengertian Literasi Menurut Para Ahli Tujuan Manfaat Jenis dan Prinsipnya

Contoh Aturan Agar Technical Meeting Berjalan Lancar

Dengan mempelajari lebih dalam apa itu technical meeting dan aturan-aturan lain yang harus Anda buat agar suasana kondusif, maka Anda bisa mengadakan technical meeting yang efektif. Berikut adalah contoh aturan yang dapat Anda buat:

  • Hanya orang yang berwenang yang boleh berada di ruang rapat teknis.
    Setiap peserta technical meeting tidak diperbolehkan membuat skenario selama TM berlangsung.
  • Perangkat komunikasi harus dimatikan agar Technical Meeting tetap berjalan lancar selama rapat.
  • Setiap peserta TM dilarang menyela peserta lain yang sedang berbicara.
  • Peserta hanya boleh bertanya jika moderator mengizinkan
  • Peserta yang melanggar tata tertib Technical Meetingakan mendapat sanksi teguran, dan jika sudah tiga kali teguran maka panitia akan dikeluarkan dari ruangan TM.
  • Peserta dilarang keluar ruangan Technical Meeting selama rapat berlangsung.

Demikian penjelasan mengenai apa itu technical meeting dan beberapa informasi singkat bagaimana agar proses technical meeting berjalan dengan lancar dalam suasana yang kondusif. Anda dapat menggunakan informasi ini untuk mengadakan technical meeting untuk kegiatan apa pun, termasuk ketika Anda ingin mengadakan kompetisi.